Wie onboarde ich neue Lieferanten systematisch?

Warum strukturiertes Onboarding

Schnellstart-Lieferanten haben oft Qualitäts- + Compliance-Probleme später. Strukturiertes Onboarding reduziert Risiken + schafft Beziehungs-Basis.

Schritt 1: Vor-Onboarding

1. Vertrag mit allen Pflicht-Klauseln (Audit-Recht, Code-of-Conduct, Vertraulichkeit).

2. Code-of-Conduct unterschrieben.

3. Audit (vor Ort oder dokumentarisch).

4. Risiko-Klassifizierung (Strategic / Leverage / Bottleneck / Non-critical).

5. Bankdaten + steuerrechtliche Klärung.

6. Versicherungs-Nachweis bei Bedarf.

Schritt 2: Daten-Setup

• Stammdaten im ERP angelegt.

• EDI- oder API-Anbindung (je nach Volumen).

• Produkte / Artikel-Nummern abgestimmt.

• Pricing + Konditionen festgelegt.

• Liefer-Adressen + Routen.

• Zahlungs-Konditionen.

Schritt 3: Test-Bestellung

1. Kleine Test-Menge.

2. Vollständige Prozess-Durchlauf: Bestellung, Lieferung, Wareneingang, Rechnung, Zahlung.

3. Qualitäts-Prüfung (Erstprüfling).

4. Lessons-Learned-Gespräch.

5. Anpassungen vor Volumen-Erhöhung.

Schritt 4: Volumen-Aufbau

• Schrittweise Erhöhung über 2-6 Monate.

• Performance-Monitoring (OTIF, Qualität).

• Kommunikations-Kanäle etabliert.

• Eskalations-Pfad bei Problemen.

• Regelmäßige Status-Termine.

Schritt 5: Performance-Review

• Erst-Review nach 3 Monaten.

• Bewertung in 4 Achsen (Qualität, Liefer-Treue, Kosten, Soft).

• Klassifizierung A/B/C.

• Massnahmen-Plan bei C.

• Quartalsweise Review danach.

Tiefe der Beziehung nach Klasse

1. Strategic: Co-Innovation, gemeinsame Roadmap, monatliche Steering, mehrjaehrige Verträge.

2. Leverage: Wettbewerb maximieren, jährliche Verhandlungen, e-Auctions.

3. Bottleneck: Risiko minimieren, Alternative aufbauen, Sicherheits-Bestand.

4. Non-critical: Effizienz, Standard-Verträge, Self-Service.

Compliance-Beachten

• LkSG / CSDDD-Sorgfaltspflichten.

• DSGVO bei Daten-Verarbeitung.

• Sanktions-Listen-Prüfung (BAFA, EU-Listen).

• Steuerliche Pflichten (USt-ID, Ausland).

• Anti-Korruptions-Standards.

Vendor-Self-Service

• Supplier-Portal für Stammdaten-Pflege.

• Rechnungs-Upload + Status-Verfolgung.

• Forecast-Sharing.

• Dokumenten-Austausch.

• Reduziert Aufwand bei Volumen.

Anti-Patterns

• Schnellstart ohne Audit + Vertrag.

• Strategic-Lieferant wie Non-critical onboarded.

• Performance erst nach 12 Monaten reviewed.

• Compliance-Prüfung übergangen - LkSG-Risiko.

• Stammdaten-Chaos - Doppelte Lieferanten in System.