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Daten & Analyse

5 Datenquellen, die jedes KMU im Griff haben sollte

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In einem Satz

Die fünf Pflicht-Quellen: (1) CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), (2) ERP/Buchhaltung (DATEV, SAP, Lexware), (3) Web-Analytics (GA4, Matomo), (4) Marketing-Automation (HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp), (5) Excel/Sheets aus Fachbereichen. Wer diese fünf konsolidiert, hat 90% der entscheidungsrelevanten Daten.

„Wir haben keine Daten“ ist im KMU fast nie wahr. „Wir nutzen unsere Daten nicht“ ist meistens näher dran. Hier die fünf Quellen, die jedes Unternehmen ab 10 Mitarbeitern hat, bewusst oder unbewusst.

1

CRM · die Wahrheit über deine Kunden

HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho. Enthält: Leads, Deals, Pipeline-Stages, Aktivitäten, Notizen. Schlüssel-KPI: Conversion-Rate pro Stage, Sales Cycle Length, Pipeline-Coverage. Falle: Vertrieb pflegt schlecht. Daten sind nur so gut wie die Disziplin. Lösung: Pflichtfelder + monatlicher Quality-Check.

2

ERP / Buchhaltung · die harten Zahlen

DATEV, Lexware, SAP Business One, sevDesk. Enthält: Rechnungen, Zahlungseingänge, Lieferantenausgaben, Inventar. Gold wert für: Customer Lifetime Value, Marge pro Produkt, Cash-Flow-Forecast. Anbindung ist oft das Problem. DATEV hat seit 2022 eine offene API.

3

Web-Analytics · wie Besucher mit dir interagieren

GA4 ist Standard (kostenlos), Matomo die DSGVO-freundliche Alternative (selbst gehostet). Enthält: Sessions, Conversions, Funnels, Traffic-Quellen. KMU-Tipp: Mit Server-side Tagging (sGTM) deutlich präzisere Daten als Client-side bei Adblocker-Nutzern.

4

Marketing-Automation · die Customer Journey

HubSpot Marketing, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo. Enthält: E-Mail-Öffnungen, Klicks, Lead-Scores, Workflow-Status. Verknüpfung mit CRM macht den Funnel sichtbar: Welche Mail bringt welchen Deal? Beste Single Source of Truth, wenn CRM und Marketing-Automation derselbe Anbieter sind.

5

Excel & Google Sheets · die unsichtbaren Datenbanken

Jedes KMU hat sie: die Sheets der Fachbereiche. Produktions-Planung, Schichtpläne, manuelle Trackings. Oft die einzige Quelle für operative Realität, die nirgendwo sonst landet. Risiko: keine Versionierung, kein Backup, „der Praktikant hat das gemacht“. Konsolidieren in Power Query oder kleines Warehouse.

Fazit

Konsolidierung: wo zusammenführen?

Bis 5 Quellen + <500k Zeilen/Monat: Power BI mit Direct Query reicht. Darüber: Kleines Cloud-Warehouse (BigQuery ab ~5 €/Monat, Snowflake, Postgres). ETL-Layer: dbt oder Fivetran. Investition lohnt ab ~50 Mitarbeitern oder bei Multi-Brand.

FAQs

Reicht ein CRM als Single Source of Truth?
Ein CRM zeigt, was Vertrieb sieht, nicht, was tatsächlich gezahlt wurde, nicht, wie Besucher kamen, nicht, was Operations leistet. Ein integriertes Bild entsteht erst durch Verknüpfung mehrerer Quellen über gemeinsame Schlüssel (Kunde, Bestellung, Datum).
Wie DSGVO-konform sind diese Quellen?
Jede Cloud-Lösung mit US-Anbieter braucht einen Standardvertragsklausel-AVV (oder DPF-Zertifizierung). Bei GA4 das Server-side Tagging oder den Wechsel zu Matomo erwägen. TOMs siehe TKA-Checkliste.

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