Was ist Process Mining + welche Erkenntnisse liefert es?

Was Process Mining ist

Wil van der Aalst (TU Eindhoven) hat das Feld 2000er entwickelt. Process Mining nutzt Event-Logs aus IT-Systemen (Timestamp + Activity + Case-ID) + rekonstruiert tatsächliche Prozess-Ablaeufe. Unterschied zu BPMN: BPMN ist Soll, Process Mining zeigt Ist.

Drei Anwendungstypen

1. Discovery: wie läuft ein Prozess wirklich? Welche Pfade gibt es?

2. Conformance: wo weicht der Ist-Prozess vom Soll ab?

3. Enhancement: wo gibt es Optimierungs-Potenzial (Zeit, Kosten, Qualität)?

Typische Erkenntnisse

• Re-Work-Schleifen: Schritte werden wiederholt (z. B. Rechnungs-Korrekturen).

• Bottlenecks: einzelne Schritte dauern unverhaeltnismaessig lang.

• Compliance-Verstöße: 4-Augen-Prinzip wird umgangen.

• Vermeidbare Approval-Schritte.

• Manuelle Eingriffe an automatisierbaren Stellen.

• Variants-Explosion: 1 Prozess hat 200+ Varianten.

Daten-Voraussetzungen

• Event-Log mit 3 Pflicht-Spalten: Case-ID, Activity, Timestamp.

• Zusatz: User, Resource, Cost.

• Quellen: ERP (SAP), CRM (Salesforce), HR (Workday), Service-Desk.

• Datenqualität ist Schlüssel - schmutzige Daten geben falsche Bilder.

Tools

• Celonis: Marktführer, Enterprise.

• UiPath Process Mining (früher ProcessGold).

• Apromore: Open-Source.

• Disco: spezialisiert, kleinere Workloads.

• Microsoft Fabric (Power BI Process Mining): integriert in Microsoft-Stack.

Use-Cases nach Branche

• Finance + Procurement: Purchase-to-Pay, Order-to-Cash.

• HR: Recruiting, Onboarding.

• IT: Incident-Management, Change-Requests.

• Service: Customer-Support-Ticket-Lifecycle.

• Produktion: Order-to-Delivery.

ROI typisch

• Erste Erkenntnisse oft in 4-8 Wochen.

• Re-Work-Reduktion 30-50 % bei finanz-relevanten Prozessen.

• Approval-Verkürzung 40-60 %.

• Compliance-Score-Steigerung.

• Investition: 50-500k EUR pro Jahr, ROI typisch 3-12 Monate.

Einführung

1. Use-Case wählen mit klarem Schmerz (z. B. P2P).

2. Datenexport aus Quell-System.

3. Tool-Anbindung (oft ETL-Aufwand).

4. Erste Analyse + Stakeholder-Workshop.

5. Optimierungen ableiten + umsetzen.

6. Auf weitere Prozesse skalieren.

Anti-Patterns

• Tool gekauft, keine Use-Case-Klarheit.

• Daten-Qualität ignoriert - falsche Schluesse.

• Analyse ohne Aktion - Insights versanden.

• Compliance-Hunting ohne Schulung - Misstrauens-Kultur.

• Process-Mining als Ersatz für BPMN-Doku - beide sind komplementaer.