KI-Schulungspflicht nach dem EU AI Act: Was für Unternehmen gilt
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Wer im Unternehmen ChatGPT, Copilot oder ein anderes KI-System einsetzt, ist damit schon Betreiber im Sinne der KI-Verordnung, ob das bewusst passiert oder nicht. Artikel 4 verlangt seit Februar 2025, dass du dich um die KI-Kompetenz deines Teams kümmerst. Seit dem 2. August 2026 gibt es in Deutschland auch eine Behörde, die diese KI-Schulungspflicht prüfen kann.
Auf einen Blick
Seit wann: Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025.
Für wen: Jedes Unternehmen, dessen Personal KI-Tools nutzt. Keine Mindestgröße, Freelancer und Leiharbeiter zählen mit.
Was der Digital Omnibus geändert hat: Vorher musste das Personal „nach besten Kräften“ kompetent gemacht werden. Seit dem 27. Juli 2026 reicht es, die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schuldet niemand. Abgeschafft ist die Pflicht nicht.
Wer prüft: Die Bundesnetzagentur, seit Ende Juli 2026 zentrale Marktüberwachungsbehörde.
Was bei Verstoß droht: Für Artikel 4 allein kein eigenes Bußgeld. Das Risiko entsteht, wenn fehlende Kompetenz mit anderen Verstößen zusammenfällt.
Was ist die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4?
Die KI-Schulungspflicht ist die Pflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025 und trifft jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter KI-Tools im Arbeitsalltag nutzen.
Streng genommen ist „Schulungspflicht“ die falsche Vokabel. Die Verordnung schreibt keine Schulung vor, kein Curriculum und kein Pflichtzertifikat, und ein bestimmtes Kompetenzniveau schuldet seit dem 27. Juli 2026 ausdrücklich niemand. Eine dokumentierte Schulung ist der Weg, den die meisten Unternehmen gehen, weil er sich am einfachsten belegen lässt. Der einzige ist er nicht.
Gemeint ist die Verordnung (EU) 2024/1689, im Alltag meist EU AI Act genannt.
Betreiber ist nicht nur, wer KI selbst entwickelt
Sobald deine Mitarbeiter mit ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbaren Tools arbeiten, gilt dein Unternehmen als Betreiber, unabhängig von der Risikoklasse des Systems. Es gibt keine Mindestgröße: Das Zwei-Personen-Büro ist genauso erfasst wie der Konzern. Was das für kleine und mittlere Unternehmen im Detail bedeutet, haben wir gesondert zusammengestellt.
Wichtig und oft übersehen: Artikel 4 spricht vom Personal, nicht nur von Festangestellten. Freelancer, Leiharbeiter und Dienstleister, die in deinem Auftrag mit den Systemen arbeiten, zählen mit.
Was der Digital Omnibus im Juli 2026 geändert hat
Der Digital Omnibus ist ein Änderungspaket der EU, mit dem mehrere Digitalgesetze auf einmal angepasst wurden. Der Teil zur KI heißt Verordnung (EU) 2026/1744. Sie wurde am 8. Juli 2026 verabschiedet, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Sie hat Artikel 4 abgeschwächt, aber nicht gestrichen.
Vorher mussten Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Seit dem 27. Juli 2026 lautet die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, die „die Entwicklung der KI-Kompetenz“ des Personals unterstützen. Eine Erfolgsgarantie war der Artikel schon vorher nicht, der Bezugspunkt verschiebt sich aber vom Ergebnis auf den Weg dorthin: Ein bestimmtes Kompetenzniveau schuldet niemand, das stellt die neue Fassung ausdrücklich klar. Am Geltungsbeginn hat sich nichts geändert, der bleibt der 2. Februar 2025.
Verschoben wurden dagegen die Pflichten für Hochrisiko-KI, und zwar in zwei Stufen:
Hochrisiko nach Anhang III (Artikel 6 Absatz 2), also KI in Personalauswahl, Kreditvergabe, Bildung und kritischer Infrastruktur: statt 2. August 2026 jetzt 2. Dezember 2027.
Hochrisiko nach Anhang I (Artikel 6 Absatz 1), also KI als Sicherheitsbauteil in Maschinen, Medizinprodukten und Fahrzeugen: statt 2. August 2027 jetzt 2. August 2028.
An der Kompetenzpflicht aus Artikel 4 ändert die Verschiebung nichts. Sie hängt nicht an der Risikoklasse und gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen Hochrisiko-KI einsetzt.
Was hat sich am 2. August 2026 geändert?
Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung in weiten Teilen unmittelbar, und die nationale Aufsicht ist arbeitsfähig. Für Artikel 4 heißt das: Die Pflicht bestand schon vorher, jetzt gibt es jemanden, der sie prüfen kann.
Artikel 4 war nie eine freiwillige Selbstverpflichtung, sondern von Anfang an unmittelbar geltendes Recht. Was bis dahin fehlte, war die deutsche Stelle, an die sich Beschwerden richten und die kontrollieren kann. Seit Ende Juli 2026 steht sie fest, seit dem 2. August 2026 kann sie ihre Befugnisse nutzen.
Wer kontrolliert in Deutschland?
Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) ist am 29. Juli 2026 in Kraft getreten. Es macht die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde sowie zur Anlaufstelle und Beschwerdestelle. Für einzelne Bereiche gibt es Ausnahmen: Für KI-Systeme, die in direktem Zusammenhang mit einer regulierten Finanztätigkeit stehen, ist die BaFin zuständig (§ 2 Absatz 3 KI-MIG). Hängt ein KI-System an einem Produkt, für das bereits eine andere Behörde die Marktaufsicht führt, bleibt diese Behörde zuständig (§ 2 Absatz 2 KI-MIG).
Seit dem 2. August 2026 können die Behörden Marktüberwachungsmaßnahmen einleiten, Unterlagen anfordern, Systeme testen und bei Mängeln Abhilfe verlangen.
Gibt es Bußgelder bei fehlender KI-Schulung?
Für einen Verstoß gegen Artikel 4 allein sieht die KI-Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Das Risiko liegt woanders: Kommt es zu einem anderen Verstoß, kann die Aufsicht fehlende Schulungsnachweise als Beleg für mangelnde organisatorische Sorgfalt heranziehen.
Der praktisch wahrscheinlichere Weg führt über den Datenschutz. Wer ohne Schulung Kundendaten in ein externes KI-Tool eingibt, riskiert ein Bußgeld nach der Datenschutz-Grundverordnung von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes. Das DSGVO-Bußgeld sanktioniert den Datenschutzverstoß, nicht die fehlende Schulung. Es trifft trotzdem dasselbe Unternehmen. Wie sich KI-Verordnung und DSGVO überschneiden, haben wir gesondert aufgeschrieben.
Der allgemeine Sanktionsrahmen der KI-Verordnung reicht bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Bei verbotenen Praktiken sind es bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent. Dieser Sanktionsrahmen betrifft andere Verstöße als Artikel 4. Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte.
Was zählt als ausreichende KI-Kompetenz?
Die Verordnung nennt kein Curriculum, aber sie beschreibt das Ziel: Das Personal soll KI-Systeme sachkundig einsetzen und Chancen wie Risiken einschätzen können. Diese sechs Bausteine decken den Bedarf in den meisten Unternehmen ab:
Funktionsweise und Grenzen generativer KI. Was ein Sprachmodell tut und was nicht.
Halluzinationen erkennen und Ergebnisse prüfen. Der wichtigste Punkt, weil es im Alltag hier am häufigsten schiefgeht.
Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse beim Prompten. Welche Daten nie in ein externes Tool gehören.
Urheberrecht und Nutzungsrechte an erzeugten Inhalten.
Kennzeichnungspflichten nach Artikel 50 der KI-Verordnung, also die Pflicht, KI-erzeugte Inhalte als solche auszuweisen.
Rollenspezifische Vertiefung. Wer KI im Recruiting einsetzt, braucht anderes Wissen als wer im Marketing damit arbeitet.
Was kannst du jetzt konkret tun?
Vier Schritte, und keiner davon braucht ein eigenes Projekt:
Bestandsaufnahme machen. Wer im Unternehmen nutzt bereits KI-Systeme, und wofür genau? Meist sind es mehr Tools, als die Geschäftsführung vermutet.
Kompetenzbedarf rollengerecht festlegen. Die Assistenz im Marketing braucht andere KI-Kompetenz als die Geschäftsführung oder die IT.
Schulung durchführen und dokumentieren. Ohne Nachweis existiert das Bemühen im Zweifelsfall nicht.
Verantwortliche benennen. Eine Person oder ein kleines Team, das KI-Kompetenz und Compliance im Blick behält.
Wie du die Schulung nachweist
Ein Schulungsnachweis ist kein Formular, sondern eine Sammlung. Diese Angaben gehören hinein:
Datum und Dauer der Schulung
Teilnehmerliste mit Bestätigung, digital genügt
Inhaltsübersicht oder Agenda
Referent oder Anbieter
Diese Unterlagen solltest du aufbewahren, solange die Systeme im Einsatz sind. Nachlegen musst du, wenn neue Tools dazukommen oder neue Leute anfangen. Eine Frist nennt die Verordnung dafür nicht. Unsere Empfehlung: einmal im Jahr durchgehen, damit das Bemühen aktuell bleibt.
Ein Hinweis für deutsche Unternehmen mit Betriebsrat: Bei der Einführung von KI-Tools und bei verpflichtenden Schulungen greifen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz. Wer den Betriebsrat früh einbindet, erspart sich später die Diskussion über ein Tool, das schon läuft.
IHK-Weiterbildung als dokumentierter Nachweis
Der Lehrgang Manager für angewandte KI-Transformation (IHK) greift die KI-Kompetenzpflicht in zwei Modulen auf. Modul 6 behandelt die ethischen und rechtlichen Aspekte der KI-Nutzung, Modul 8 geht als Exkurs gezielt auf die KI-Verordnung ein: Teilnehmer lernen, Compliance-Lücken in laufenden KI-Projekten aufzudecken und Maßnahmen abzuleiten. Das reicht von der Konformitätsbewertung, also der Prüfung, ob ein System die Anforderungen der Verordnung erfüllt, bis zur KI-Richtlinie im Unternehmen.
Eine interne Schulung belegst du selbst. Ein IHK-Zertifikat stellt dagegen eine unabhängige Stelle aus, und das macht das Bemühen auch nach außen nachvollziehbar.
Für alle, die KI nur gelegentlich nutzen, ist ein ganzer Lehrgang zu viel. Er lohnt sich für die Person, die das Thema im Unternehmen verantwortet.
Für mehrere Mitarbeiter auf einmal lohnt der Blick auf Firmenlizenzen: Statt Einzelbuchungen lässt sich die Schulung so für ein ganzes Team gebündelt und dokumentiert umsetzen.
Häufige Fragen zur KI-Schulungspflicht
Seit wann gilt Artikel 4 der KI-Verordnung? Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Der Digital Omnibus hat im Juli 2026 die Formulierung abgeschwächt, den Geltungsbeginn aber nicht verändert. Seit dem 27. Juli 2026 geht es darum, die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen.
Gilt die KI-Schulungspflicht nach dem Digital Omnibus überhaupt noch? Ja. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat Artikel 4 zum 27. Juli 2026 abgeschwächt, aber nicht gestrichen. Seitdem müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schuldet niemand. Am Geltungsbeginn, dem 2. Februar 2025, hat sich nichts geändert.
Drohen Bußgelder, wenn wir niemanden schulen? Für einen Verstoß gegen Artikel 4 allein sieht die KI-Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Teuer wird es indirekt: Wer ohne Schulung Kundendaten in ein externes KI-Tool eingibt, riskiert ein Bußgeld nach der DSGVO von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes.
Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen? Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot im Arbeitsalltag nutzen. Eine Mindestgröße gibt es nicht.
Müssen alle Mitarbeiter geschult werden oder nur die, die KI nutzen? Die Pflicht bezieht sich auf das Personal, das mit den Systemen arbeitet. Wer nie ein KI-Tool anfasst, muss auch nicht geschult werden. Der nötige Umfang richtet sich nach der Rolle: Die Assistenz im Marketing braucht anderes Wissen als die IT.
Gilt die Pflicht auch, wenn wir KI nur über Microsoft 365 mitnutzen? Ja. Für die Betreiberrolle kommt es nicht darauf an, ob ihr das System selbst entwickelt oder es als Teil einer Bürosoftware mitnutzt. Entscheidend ist, dass im Unternehmen damit gearbeitet wird.
Wie lange muss eine KI-Schulung dauern? Die Verordnung gibt weder Dauer noch Format vor. Maßstab ist, ob das Personal KI-Systeme danach sachkundig einsetzen und Risiken einschätzen kann.
Muss der Betriebsrat zustimmen? Wo es einen Betriebsrat gibt, hat er mitzubestimmen: Bei der Einführung von KI-Tools und bei verpflichtenden Schulungen greifen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz. Ohne Betriebsrat entfällt die Frage. Ihn früh einzubinden erspart später den Streit über ein Tool, das längst im Einsatz ist.
Ist ein bestimmtes Schulungsformat vorgeschrieben? Nein. Die Verordnung verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals entwickeln, schreibt aber weder Dauer noch Format noch ein Pflichtzertifikat vor.
Reicht eine interne Schulung aus? Grundsätzlich ja, sofern sie dokumentiert ist. Ein extern anerkannter Nachweis wie ein IHK-Zertifikat macht das Bemühen im Zweifelsfall einfacher belegbar.
Wann werden wir vom Betreiber zum Anbieter? Wer ein KI-System wesentlich verändert oder unter eigenem Namen Dritten bereitstellt, kann in die Anbieterrolle rutschen. Dort gelten deutlich strengere Pflichten. Das betrifft auch selbst gehostete Modelle und eigene Custom-GPTs, also selbst konfigurierte ChatGPT-Varianten, die ihr weitergebt.
Kurz gesagt
Die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 gilt seit Februar 2025. Der Digital Omnibus hat sie im Juli 2026 abgeschwächt, abgeschafft hat er sie nicht. Seit dem 2. August 2026 kann die Bundesnetzagentur prüfen. Ein eigenes Bußgeld gibt es für Artikel 4 nicht, wohl aber ein reales Risiko, sobald fehlende Kompetenz mit anderen Verstößen zusammentrifft. Wer jetzt Bestandsaufnahme, Schulung und Dokumentation angeht, hat das Wesentliche abgedeckt.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 16. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Ursprungsfassung, Artikel 4 und Artikel 99: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj (dort steht Artikel 4 noch in der Fassung vor dem 27. Juli 2026)
Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI)
Strukturiert lernen
Die Kompetenzpflicht lässt sich nicht delegieren, aber sauber nachweisen. Diese Lehrgänge decken ab, was Artikel 4 an KI-Kompetenz verlangt - mit IHK-Abschluss als Beleg:
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