KI-Richtlinie für Unternehmen – 7 Bausteine plus Word-Vorlage
Eine KI-Richtlinie regelt sieben Punkte: zulässige Tools, Datenschutz, Urheberrecht, Transparenzpflicht, Verantwortlichkeiten, Schulungen und Dokumentation. Vorgeschrieben ist sie nicht, sie kann aber ein Baustein der Maßnahmen nach EU AI Act Art. 4 sein (KI-Kompetenz, anwendbar seit 2. Februar 2025).
Wenn deine Mitarbeitenden ChatGPT, Copilot oder Claude nutzen, und das tun sie längst, brauchst du eine Richtlinie. Nicht aus Bürokratie, sondern weil du sonst Datenschutz-, Urheberrechts- und Haftungsrisiken nicht steuern kannst. Diese 7 Bausteine decken den Mindestumfang ab.
Zulässige KI-Tools (Whitelist)
Liste explizit freigegebene Tools, z. B. Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise, Claude Team. Verbiete kostenlose Consumer-Varianten (Free-ChatGPT, Gemini Free), die Eingaben fürs Modelltraining nutzen dürfen.
Datenschutz und vertrauliche Daten
Keine Kundennamen, Vertragsinhalte, Finanzzahlen oder Gesundheitsdaten in Prompts. Verweis auf DSGVO Art. 5 (Zweckbindung) und Art. 32 (Sicherheit). Ausnahme nur mit AVV/DPA des Anbieters.
Urheberrecht und Output-Nutzung
KI-Outputs sind in Deutschland nicht eigenständig urheberrechtlich geschützt (BGH-Linie, OLG-Rechtsprechung 2024). Klare Regel: Substanziell überarbeiten, keine 1:1-Übernahme aus Stockbild-Generatoren ohne Lizenzcheck.
Transparenzpflicht
Art. 50 verlangt keine pauschale Kennzeichnung aller Marketinginhalte. Für Betreiber bestehen Offenlegungspflichten insbesondere bei Deepfakes und bestimmten Texten zu Angelegenheiten öffentlichen Interesses; gesetzliche Ausnahmen sind zu beachten. Auch intern sinnvoll: KI-erstellte Berichte als solche markieren.
Verantwortlichkeiten
Benenne eine zentrale Ansprechperson (AI-Officer, oft im IT- oder Compliance-Bereich). Sie verantwortet Tool-Auswahl, Schulungen und das Risikoregister für Hochrisiko-KI nach Art. 6.
Maßnahmen zur KI-Kompetenz
EU AI Act Art. 4 verpflichtet seit Februar 2025 zu Maßnahmen, die „die Entwicklung der KI-Kompetenz" des Personals unterstützen. Ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren. Form: offen, eine dokumentierte Schulung ist der übliche Weg.
Dokumentation und Audit
Führe ein einfaches Register: welche KI-Systeme werden wo eingesetzt, welcher Risikoklasse (Art. 6) gehören sie an, wann wurde zuletzt geschult. Bei Audit oder Datenschutzvorfall ist das die erste Nachfrage.
Fazit
Die Word-Vorlage gibt es als Lead-Magnet, anpassbar für KMU bis Mittelstand. Tiefer ins Thema einsteigen kannst du im Lehrgang Manager für angewandte KI-Transformation (IHK), Modul 8 widmet sich vollständig der EU AI Act Compliance.
FAQs
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Manager für angewandte KI-Transformation (IHK)
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