Was ist ein internes Audit im Qualitätsmanagement, und wozu?

Definition und Abgrenzung

Drei Audit-Typen sind zu unterscheiden: First-Party-Audit (= internes Audit, eigene Mitarbeitende prüfen eigenes System), Second-Party (Kunde auditiert Lieferanten), Third-Party (Zertifizierungsstelle). Nur das interne Audit ist Pflicht nach ISO 9001:2015 Kapitel 9.2.

Das Unabhängigkeits-Prinzip

Auditor dürfen nicht den Bereich auditieren, in dem sie arbeiten. In KMU mit kleinem Team Lösung: Cross-Audit zwischen Abteilungen. Vertrieb auditiert Einkauf, Einkauf auditiert Produktion. Alternativ externe Auditoren beauftragen (~1.000 €/Tag).

Audit-Programm: jährliche Planung

QMB plant zu Jahresbeginn, welche Prozesse wann auditiert werden. Risikobasiert priorisieren: Prozesse mit häufigen Reklamationen, neue Prozesse, kritische Schnittstellen häufiger. Faustregel: alle Prozesse mindestens 1× pro 3-Jahres-Zyklus.

Ablauf eines einzelnen Audits

1. Audit-Ankündigung 2–4 Wochen vorher mit Themenliste. 2. Eröffnungsgespräch (15 Min): Scope, Vertraulichkeit, Zeitplan. 3. Audit-Durchführung (typisch 4–8 h für einen Prozess): Stichproben aus Dokumenten, Interviews, Vor-Ort-Beobachtung. 4. Abschlussgespräch: Stärken benennen, Findings (Hauptabweichung, Nebenabweichung, Hinweis) erläutern. 5. Audit-Bericht binnen 2 Wochen, Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen.

Typische Anfänger-Fehler

Audit als Verhör: zu viel Misstrauen, zu wenig Zuhören. Mitarbeitende werden defensiv, echtes Wissen geht verloren. Reine Dokumenten-Schau: nur Akten prüfen statt vor Ort beobachten. Audit-Theater. Keine Konsequenzen: Findings verschwinden in der Schublade, im nächsten Jahr dieselben Themen. Deming: „A bad system will beat a good person every time.“

Internes vs. externes Audit

Internes Audit ist Lern-Werkzeug, externes Audit ist Konformitäts-Nachweis. Wer das interne Audit ernst nimmt, hat im externen Audit selten Überraschungen. Wer es als Pflichtübung abhakt, erlebt beim Zertifizierungs-Audit die teuren Stunden.