Wie funktioniert Getting Things Done (GTD) im Alltag?

Warum GTD

Die meisten Knowledge-Worker tragen 50-200 offene 'To-Do' im Kopf. Cognitive Load führt zu Stress + Vergesslichkeit. GTD verlagert das in ein vertrauenswürdiges externes System.

Schritt 1: Capture

• Alles aufschreiben: Aufgaben, Ideen, Versprechen, Erinnerungen.

• Inbox-Punkte: Email, Notiz-App, Sprach-Memo, Papier.

• Brain-Dump zu Beginn: 30 Min alles raus aus dem Kopf.

• Goldene Regel: kein Item bleibt im Kopf, alles geht ins System.

Schritt 2: Clarify

1. Pro Item: ist das umsetzbar?

2. Wenn nein: Trash, Inkubation (vielleicht später), Referenz (Wissens-Speicher).

3. Wenn ja: was ist die nächste konkrete Aktion?

4. 2-Min-Regel: wenn unter 2 Min, sofort machen.

5. Sonst: delegieren oder verschieben.

Schritt 3: Organize

• Next-Actions-Liste: was kann jetzt gemacht werden? (kontext-basiert: @PC, @Telefon, @Büro).

• Projekte-Liste: alles mit > 1 Aktion.

• Warten-auf-Liste: was warten wir auf Andere?

• Vielleicht-Später-Liste: Ideen + Inspirationen.

• Kalender: nur für Termine + Zeit-gebundene Aktionen.

Schritt 4: Reflect

1. Tägliche Mini-Review (5 Min): Next Actions + Kalender.

2. Wochen-Review (30-60 Min): alle Listen durchgehen, Projekte updaten, Inkubation prüfen.

3. Monats-Review: Vielleicht-Liste + übergeordnete Ziele.

4. Quartal: groesseres Lebens-Ziel-Review.

5. Wochen-Review ist DER kritische Termin - wer das ausfaellt, verliert Vertrauen ins System.

Schritt 5: Engage

• Kontext-Auswahl: was kann ich gerade?

• Zeit-Auswahl: wie viel Zeit habe ich?

• Energie-Auswahl: wie ist mein Fokus?

• Priorisierungs-Auswahl: was ist am wichtigsten?

Tools (egal welche, Hauptsache konsistent)

• Things 3 (Mac/iOS): elegant, Standard-GTD.

• Todoist: plattform-übergreifend, viele Features.

• OmniFocus: Hardcore-GTD-Tool für Apple.

• Notion: flexibel, aber muss selbst aufgebaut werden.

• Papier + Notizbuch: bewährt, kein Zoom-Faktor.

Anti-Patterns

• Capture ja, Clarify nein: Liste wird lang + unübersichtlich.

• Wochen-Review aussetzen - System verliert Vertrauen.

• Kalender voll mit Aufgaben - bricht den Kalender-Sinn.

• Listen kontext-frei: kein Filter-Mechanismus.

• Tool-Hopping: jede Woche neue App - System verliert Halt.