Getting Things Done (GTD)
Selbstmanagement-Methode von David Allen (Buch „Getting Things Done“, 2001) in 5 Phasen: Capture (alles erfassen), Clarify (klären, was es ist und ob es Aktion braucht), Organize (in Listen sortieren), Reflect (regelmäßig prüfen. Wochen-Review), Engage (mit der besten nächsten Aktion arbeiten).
GTD ist nicht primär eine Priorisierungs-Methode wie Eisenhower, sondern ein Erfassungs- und Klärungs-System. Es löst das Problem, dass offene Schleifen („ich muss noch X“) den Arbeitsspeicher des Gehirns dauerhaft belasten, bei Wissensarbeiter typischerweise mit 50–200 aktiven Vorgängen gleichzeitig.
Die 5 Phasen im Detail
1. Capture: Alles, was Aufmerksamkeit beansprucht, wird in eine Inbox geworfen. Mails, Ideen, Aufgaben, Sorgen. 2. Clarify: Pro Item: Ist es ein nächster Schritt? Wenn ja, welcher konkret? 3. Organize: In Projekt-Listen, Kontext-Listen („@Telefon“, „@Computer“) oder Kalender. 4. Reflect: Wöchentliches Review, alle Listen durchgehen, Klarheit wiederherstellen. 5. Engage: Mit der besten verfügbaren Aktion arbeiten, basierend auf Kontext, Zeit und Energie.
Was GTD nicht ist
GTD ist nicht: eine App, eine To-Do-Liste, eine Priorisierungs-Methode. Es ist ein Workflow, der mit jeder App umsetzbar ist (Todoist, Things, OmniFocus, Notion, auch Papier). Allen ist explizit anti-perfektionistisch: das System muss zu DIR passen, nicht umgekehrt.
Eingewöhnung
Realistisch 4–6 Wochen, bis das System „trägt“. Die größte Hürde ist das initiale „Mind Sweep“, alle offenen Vorgänge in die Inbox bringen. Das dauert oft 2–4 Stunden und ergibt 150–300 Items. Wer das überspringt, baut nie das nötige Vertrauen ins System auf.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel Manager: 60 offene Vorgänge (Projekte, Personalthemen, Vertrags-Reviews). Inbox: alles eingeworfen. Klärung: 12 Items waren „nicht meine Aufgabe“ → delegiert. 18 Items waren keine Aktionen → Referenz-Material. 30 Items wurden zu Projekten mit klarem nächsten Schritt. Mental Load: spürbar reduziert.
Beispiel Eltern + Vollzeitjob: Inbox sammelt Job-Tasks, Familien-Termine, Hausarbeiten, Auto-TÜV, Schul-Anmeldungen. Kontext-Listen helfen: „@unterwegs“ enthält Erledigungen für die Mittagspause, „@samstag“ für den Wocheneinkauf. Reduziert nächtliches Wachliegen mit „ich darf X nicht vergessen“-Gedanken.
Verwandte Begriffe
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