Wie setze ich KI für Agenda, Protokoll und Aufgaben im Meeting ein?

KI nimmt dir im Meeting-Zyklus drei Routinen ab: die Agenda vorher, das Protokoll danach und die Aufbereitung der Aufgaben. Der Lehrgang Manager für KI-Kompetenzen führt diese drei Schritte in der Lektion „Meetings mit KI“ zusammen. Ein Schritt verlangt Vorsicht, bevor du loslegst: die Aufzeichnung.

Schritt 1: Die Agenda aus den Vorab-Mails bauen

Sammle die Mails, die zum Termin geschrieben wurden, und gib sie einem Textmodell. Bitte um eine Agenda, die Punkte nach Wichtigkeit ordnet und offene Fragen markiert. Lies das Ergebnis gegen deine Mails. KI-Zusammenfassungen können Punkte auslassen, und eine fehlende Frage fällt dir in der Agenda nicht auf, sondern erst im Meeting. Achte außerdem darauf, welche Daten in den Mails stehen, bevor du sie in ein KI-Tool gibst. Was in einen Prompt darf, ordnet der Beitrag Was darf ich in einen KI-Prompt eingeben?.

Schritt 2: Erst entscheiden, ob du aufzeichnen darfst

Technisch ist das Aufzeichnen einfach: Funktionen in Videokonferenz-Software oder separate Dienste nehmen auf und schreiben mit. Der Lehrgang ordnet Meetings deshalb nach zwei Fragen, nämlich wie sensibel die Inhalte sind und ob externe Gäste teilnehmen:

• Wenig sensibel, nur intern: KI-Einsatz gut möglich. Transparenz und Betriebsrat beachten.

• Wenig sensibel, mit externen Gästen: nutzbar, wenn du vorab informierst und die Rechtsgrundlage geklärt hast.

• Sensibel, nur intern, zum Beispiel Personalthemen: Vorsicht. Das greift tief in den Beschäftigtendatenschutz ein, meist ist ein Meeting ohne Aufzeichnung besser.

• Sensibel, mit externen Gästen, zum Beispiel unter Geheimhaltungsvereinbarung: besonderes Risiko wegen § 201 StGB und der Geschäftsgeheimnisse. Keine Cloud-Aufzeichnung. Wenn überhaupt, dann ein unternehmensinternes Modell. Der Betriebsort ersetzt weder die Befugnis zur Aufnahme noch die Datenschutzprüfung.

Was rechtlich vor dem Start geklärt sein muss

Zwei Fragen beantwortest du getrennt: Darfst du das Gespräch überhaupt aufnehmen, und gibt es für die Verarbeitung der Daten eine datenschutzrechtliche Grundlage? Eine Grundlage im Datenschutzrecht ersetzt nicht die Befugnis zur Aufnahme.

• Aufnahme (Strafrecht): Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt auf einem Tonträger festhält, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Das Gesetz sieht Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor.

• Verarbeitung (Datenschutz): Personenbezogene Daten darfst du nur mit einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO verarbeiten. Eine Einwilligung ist eine mögliche Grundlage. Bei einem deutlichen Machtgefälle gilt sie nach Erwägungsgrund 43 der DSGVO oft nicht als freiwillig. Im Arbeitsverhältnis belegt „alle haben zugestimmt“ deshalb noch keine freiwillige und wirksame Einwilligung. Prüfe, welche Rechtsgrundlage die Verarbeitung tatsächlich trägt. Informiere die Teilnehmenden außerdem vorab.

• Mitbestimmung (wenn es einen Betriebsrat gibt): Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Ob ein Transkriptionstool darunterfällt, hängt vom Einzelfall ab. Frag nach, bevor du es einführst.

• Auftragsverarbeitung (wenn der Anbieter in deinem Auftrag verarbeitet): Art. 28 DSGVO verlangt dann einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument. In der Praxis ist das ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Der Lehrgang gibt als Regel vor: Ohne Zustimmung keine Aufzeichnung mit KI. Sind die Punkte, die in deinem Fall zutreffen, nicht geklärt, nimm nicht auf.

Schritt 3: Aus dem Transkript Beschlüsse und Aufgaben ableiten

Mit einem Transkript arbeitet die KI auf einer festen Textgrundlage, statt frei zu formulieren. Das kann Fehler senken, ersetzt deine Kontrolle aber nicht. Ein Prompt, der trägt:

„Analysiere das Transkript. Liste die Beschlüsse auf. Leite daraus Aufgaben ab und nenne zu jeder: was zu tun ist, wer verantwortlich ist und bis wann. Steht eine Angabe nicht im Transkript, schreibe ‚nicht genannt‘, statt zu raten. Verfasse danach für jede Person eine kurze Follow-up-Mail mit ihren Aufgaben.“

Lies Namen, Fristen und Zahlen gegen das Transkript, bevor du etwas verschickst. Ein flüssiger Text verleitet dazu, ungeprüft auf „Senden“ zu klicken. Dieses Muster heißt Automation Bias. Die Verantwortung für das Protokoll bleibt bei dir. Wie du Antworten systematisch prüfst, steht im Beitrag Wie prüfe ich, ob eine KI-Antwort stimmt?.

Dieselbe Logik gilt für deinen Posteingang: Wie sortiere und beantworte ich E-Mails mit KI sicher?

Dieser Beitrag ordnet Regeln ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Rechtsgrundlage für deinen Fall klärst du mit deinem Datenschutz oder deiner Rechtsabteilung, bei Mitbestimmung auch mit dem Betriebsrat.

Quellen: § 201 StGB und § 87 BetrVG (gesetze-im-internet.de); Art. 6, Art. 28 DSGVO und Erwägungsgrund 43 (Verordnung (EU) 2016/679). Kursinhalt: Lehrgang Manager für KI-Kompetenzen, Modul 5, Lektion „Meetings mit KI“.