Wie baue ich mir einen KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben?

Custom Instructions wirken über das einzelne Gespräch hinaus und ersparen dir, Vorgaben zu wiederholen. Bei sehr unterschiedlichen Aufgaben kommen sie laut Lehrgang an Grenzen: Wer Regeln für Kundenmails, Reisekostenabrechnungen und Protokolle in dieselben Anweisungen packt, belegt Platz im Kontextfenster und riskiert widersprüchliche Befehle. Der Lehrgang empfiehlt dann, die Aufgaben zu trennen und für genau einen Anwendungsfall einen eigenen Assistenten einzurichten, mit fest hinterlegten Vorlagen, Tonalität und Hintergrundwissen. Wie die Funktion heißt und in welchem Tarif sie verfügbar ist, unterscheidet sich je nach Werkzeug.

Schritt 1: Prüfen, ob sich ein Assistent lohnt

Der Aufbau kostet Zeit. Ob sich das rechnet, hängt laut Lehrgang vor allem davon ab, wie oft eine Aufgabe anfällt und wie gut sie sich standardisieren lässt. Die entscheidende Größe ist die Amortisationszeit: Ab wann gleicht die gesparte Zeit den Aufwand für den Bau aus? Der Lehrgang unterscheidet vier Fälle:

• Häufig und gut standardisierbar: der typische Fall für einen Assistenten, etwa das tägliche Übertragen von Kundenanfragen in ein festes Ticketformat.

• Selten, aber streng standardisiert: lohnt sich vor allem für Einheitlichkeit, etwa bei einem Bericht nach festen Vorgaben.

• Häufig, aber jedes Mal anders: Hier bremst ein starrer Assistent eher, die allgemeine KI im Chat ist flexibler.

• Selten und jedes Mal anders: Hier lohnt sich der Aufbau laut Lehrgang nicht.

Ein Sonderfall sind Aufgaben mit personenbezogenen oder sensiblen Daten. Die Matrix klärt nur, ob sich der Aufwand lohnt, nicht, ob der Einsatz zulässig ist. Das automatische Sichten oder Filtern von Bewerbungen etwa kann nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-Anwendung gelten (Anhang III, Beschäftigung). Bevor du dafür einen Assistenten baust, braucht es eine eigene Prüfung zu Datenschutz, Diskriminierungsrisiko, Mitbestimmung und menschlicher Aufsicht, und die Entscheidung über Menschen bleibt bei Menschen.

Schritt 2: Sechs Bausteine festlegen

Der Lehrgang setzt einen Assistenten aus sechs Bausteinen zusammen. Am Beispiel eines Assistenten, der Besprechungsnotizen in Protokolle verwandelt (illustrativ):

1. Zweck: formlose Notizen in ein kurzes Protokoll übertragen.

2. Zielgruppe: die Kolleginnen und Kollegen im eigenen Team.

3. Eingangsdaten: Ausschnitte aus Gesprächsmitschriften, höchstens zwei Seiten.

4. Regeln: nichts erfinden; fehlende Angaben als „offen“ markieren, unsichere Zuordnungen mit „bitte prüfen“; Aussagen mit dem Quelldokument belegen.

5. Ergebnisformat: drei Blöcke mit Entscheidungen, Aufgaben und offenen Punkten.

6. Grenzen: keine rechtlichen Bewertungen; Personalthemen lehnt der Assistent ab.

Regeln, Tonfall und Ablauf gehören in diese Anweisungen und nicht in die hochgeladenen Dokumente.

Schritt 3: Die Wissensbasis befüllen

Erst nach den sechs Bausteinen kommt das Fachwissen dazu, als eigener Schritt und nicht als siebter Baustein. In die Wissensbasis gehört Nachschlagematerial wie Richtlinien, Vorlagen, Handbücher oder häufige Fragen. Ungeprüfte Dokumente gehören nicht hinein: Ein Assistent stützt seine Antworten auf das, was du ihm gibst, und kann so auch Fehler übernehmen. Kontrolliere vor dem Hochladen, ob ein Dokument aktuell ist, woher es stammt und ob sich seine Aussagen nachprüfen lassen. Lass den Assistenten außerdem seine Aussagen mit Quellen belegen. Für personenbezogene Daten Dritter verweist der Lehrgang auf die Vorgaben zur Auftragsverarbeitung. Im Protokoll-Beispiel heißt das: die Protokollrichtlinie ja, Personalakten nein.

Schritt 4: Mit vier Fällen testen

Ob der Assistent trägt, zeigt ein Test mit vier Fällen. Für jeden legst du vorher fest, welches Verhalten du erwartest:

1. Standardfall: vollständige Angaben. Erwartet wird das richtige Format ohne erfundene Inhalte.

2. Lückenhafte Angaben: Eine Frist oder ein Name fehlt. Der Assistent rät nicht, sondern markiert die Stelle.

3. Frage an die Wissensbasis: etwa zu einer hinterlegten Richtlinie. Erwartet wird die richtige Angabe mit Verweis auf das Quelldokument.

4. Fehltest: eine Aufgabe außerhalb der festgelegten Grenzen, im Beispiel ein Personalthema. Der Assistent lehnt sie ab.

Erst wenn auch der Fehltest bestanden ist, gilt der Assistent laut Lehrgang als fertig getestet. Scheitert ein Fall, schärfst du die Regeln nach und testest erneut. Auch ein getesteter Assistent arbeitet nicht ohne Aufsicht: Seine Ergebnisse gehen erst nach menschlicher Prüfung weiter.

Verbindest du den Assistenten später mit Kalender oder anderen Systemen, wächst sein Nutzen, aber auch sein Handlungsspielraum. Für folgenreiche Aktionen plant der Lehrgang deshalb eine Freigabe ein. Wann statt eines Assistenten ein Agent sinnvoll ist, der selbst Aktionen ausführt, zeigt der Beitrag Was kann ein KI-Agent, ohne dass ich programmieren muss? Das Thema gehört zu Modul 3 des Lehrgangs Manager für KI-Kompetenzen (IHK).

Quelle zur Einstufung: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III Nr. 4 Buchstabe a, ABl. L vom 12.7.2024.