Was sind die sechs Phasen im Prozessmanagement?

Phase 1 und 2: Identifikation und Analyse

Identifikation: Gesamtbild des Ist-Zustands schaffen. Interviews mit Mitarbeitenden, Kundenbefragungen, Dokumentation bestehender Abläufe. Wichtig: alle relevanten Prozesse erfassen, nicht nur die offensichtlichen. Analyse: Informationen auswerten, Engpässe, Fehler, Doppelarbeit identifizieren. Erste Ideen für Optimierung sammeln.

Phase 3 und 4: Gestaltung und Implementierung

Gestaltung: Soll-Prozess entwerfen. Mit Prozess-Mapping und Prozess-Modellierung (BPMN) den optimierten Ablauf visualisieren. Implementierung: Den neuen Prozess in der Praxis ausrollen. Schulungen, Tools, Verantwortlichkeiten klären. Häufige Falle: Schulung wird zu kurz geplant, neue Prozesse werden nicht gelebt.

Phase 5 und 6: Steuerung und Optimierung

Steuerung: Den Prozess laufend kontrollieren, Kennzahlen überwachen, Abweichungen erkennen. Hier kommt Prozesscontrolling ins Spiel. Optimierung: Auf Basis der Kennzahlen Verbesserungen einführen. Damit schließt sich der Kreis: Optimierung führt zurück zur Identifikation und der Zyklus beginnt neu.

Warum zyklisch?

Prozesse sind nie fertig. Markt, Kundenanforderungen, Tools, Mitarbeiter-Skills ändern sich permanent. Ein einmalig gestalteter Prozess veraltet in spätestens 2 Jahren. Der zyklische Ansatz stellt sicher, dass Prozesse mitwachsen. Faustregel: Mindestens einmal jährlich jeden Kernprozess durch die sechs Phasen drehen, idealerweise quartalsweise.