Wie führst du einen Prozess-Mapping-Workshop durch?

Vorbereitung

Vor dem Workshop: 1) Prozess-Grenzen definieren (Anfang und Ende). 2) Teilnehmer einladen (alle, die im Prozess arbeiten + 1 Process Owner). 3) Whiteboard oder Miro-Board vorbereiten. 4) Post-its in 3 Farben (Aktivitäten, Pain Points, Ideen). 5) 2-3 Stunden Zeitfenster blocken. Workshop ohne Vorbereitung verzettelt sich.

Workshop-Ablauf

Phase 1 (30 Min): Anfang und Ende festlegen. Wer ist Kunde? Was ist Trigger? Was ist Ergebnis? Phase 2 (60 Min): Jede Aktivität auf Post-it, in Reihenfolge an die Wand. Phase 3 (30 Min): Pain Points markieren (anderes Farbe). Phase 4 (30 Min): Ideen sammeln. Phase 5 (15 Min): Nächste Schritte. Strenge Zeit-Disziplin.

Häufige Fallstricke

1) Detailgrad zu hoch, Mapping wird zu Mikro-Modell. Lieber 10-15 Aktivitäten als 50. 2) Streit über Soll-Prozess statt Ist-Prozess. Erst Ist klar, dann Soll. 3) Fehlen wichtiger Stakeholder, Modell wird einseitig. 4) Workshop-Doku verschwindet. Ohne Foto/Digital-Übertragung nutzlos.

Vom Mapping zum Modeling

Das Mapping liefert das Big Picture. Anschließend kommt das Detail-Modeling (BPMN). Beide Schritte nicht vermischen: Mapping ist informell, schnell, partizipativ. Modeling ist formal, exakt, oft durch Prozess-Expert. Diese saubere Trennung verhindert, dass Mapping-Workshops in Modeling-Diskussionen versumpfen.