Pivot-Tabelle bauen: In 6 Schritten zum verständlichen Bericht

Markiere die Daten (inkl. Spaltenköpfe), drück Strg+T. Excel macht daraus eine „Tabelle“ mit Namen (Tabelle1, umbenennen in z. B. tbl_Bestellungen). Vorteil: Wenn neue Zeilen dazukommen, wandern sie automatisch in alle Pivots. Pflicht-Voraussetzung: Jede Spalte hat einen eindeutigen Namen, keine leeren Spalten dazwischen, keine verbundenen Zellen.

Klick in die Tabelle → Einfügen → PivotTable. Excel schlägt Quellbereich und Ziel-Tabellenblatt vor. Empfehlung: neues Tabellenblatt, sonst überschreibst du Quelldaten. Klick OK, der Pivot-Builder öffnet sich rechts.

Vier Drop-Zonen: Filter (oben), Spalten, Zeilen, Werte. Faustregel: Kategorien mit wenigen Ausprägungen → Spalten (z. B. Quartal). Kategorien mit vielen → Zeilen (z. B. Produkt). Zahlen → Werte. Filter für globale Einschränkungen (z. B. nur 2026).

Default ist Summe (bei Zahlen) oder Anzahl (bei Text). Wechseln: Rechtsklick auf Wertfeld → Wertfeldeinstellungen. Optionen: Summe, Anzahl, Mittelwert, Max, Min, Produkt, Varianz. Für Median: Median ist im Standard-Pivot NICHT verfügbar, entweder Power Pivot oder direkt mit =MEDIAN auf Quelldaten.

Zahlenformat über Wertfeldeinstellungen (Tausender-Trenner, €, %, Dezimalstellen). Bedingte Formatierung für Heatmaps (Daten-Balken oder Farbskalen). Aussagekräftige Beschriftungen – „Summe von Umsatz“ in „Umsatz (€)“ umbenennen. Layout: „Tabellenformat“ statt „Kompaktformat“ ist meist lesbarer.

PivotTable-Analyse → Datenschnitt einfügen. Schaltflächen-basierte Filter, die der Empfänger ohne Excel-Kenntnisse bedienen kann. Pivot-Chart: PivotTable-Analyse → PivotChart. Verbunden mit dem Pivot. Filter wirken automatisch im Chart.