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Qualitätsmanagement

Audit-Vorbereitung in 5 Schritten · ohne Last-Minute-Stress

Zuletzt aktualisiert:
In einem Satz

Schritt 1: Audit-Programm 12 Wochen vorher abgleichen. Schritt 2: Internes Audit als Generalprobe (Wochen 10–8). Schritt 3: Management-Review (Wochen 7–6). Schritt 4: Dokumentenlenkung + Pflicht-Nachweise prüfen (Wochen 5–3). Schritt 5: Teamvorbereitung + Audit-Tag-Logistik (Wochen 2–1).

Audit-Vorbereitung scheitert nicht an mangelnder Anstrengung, sondern an falscher Reihenfolge. Wer Dokumente prüft, bevor das interne Audit gelaufen ist, doppelt die Arbeit.

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Schritt 1: Audit-Plan abgleichen (Woche 12)

Audit-Plan der Zertifizierungsstelle anfordern, falls noch nicht da: Welche Standorte, Prozesse und Schichten sind im Scope? Welche Auditor kommen? Termin-Verfügbarkeit der Prozessverantwortlichen sichern. Urlaubsplan abgleichen. Mit einer Person als Audit-Koordinator startet das Projekt sauber.

2

Schritt 2: Internes Audit als Generalprobe (Wochen 10–8)

Internes Audit so dicht wie möglich am externen Scope durchführen, gleiche Prozesse, gleiche Stichprobenpunkte. Findings dokumentieren, Korrekturmaßnahmen mit Fristen vor dem externen Audit abschließen. Wichtig: ehrlich auditieren statt schönen. Wer Findings im internen Audit unterschlägt, findet sie im externen Audit teurer wieder.

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Schritt 3: Management-Review (Wochen 7–6)

Pflicht nach Kap. 9.3, und Pflicht-Prüfthema im Audit. Inputs: Audit-Ergebnisse, KPI-Trends, Reklamationen, Lieferantenbewertungen, Veränderungen externer Themen, KVP-Vorschläge. Outputs: Entscheidungen mit Ressourcen-Zuteilung. Audit-Killer: Review als 30-Min-Pflicht-Termin ohne Beschluss-Protokoll.

4

Schritt 4: Dokumentenlenkung prüfen (Wochen 5–3)

Stichprobe: 10 Pflicht-Dokumente nach ISO 9001 ziehen (Anwendungsbereich, QM-Politik, Ziele, Risiko-Register, Schulungsmatrix, Lieferantenbewertung, Korrekturmaßnahmen-Liste, Audit-Plan, Management-Review-Protokoll, Kalibrier-Nachweise). Aktualität, Freigabe, Version, Lenkung prüfen. Eine alte Version im Umlauf reicht für eine Nebenabweichung.

5

Schritt 5: Team + Logistik (Wochen 2–1)

Mitarbeitende auf Audit-Gespräche vorbereiten: nicht auswendig lernen, sondern Sicherheit geben. Antworten auf typische Fragen üben („Wer ist dein Kunde?“, „Was ist dein wichtigster Prozess?“). Logistik: ruhiger Raum, Internet, Beamer/Display, Drucker-Zugang. Verfügbarkeit der Prozess-Eigentümer am Audit-Tag bestätigen, kurze Wartezeiten kosten Audit-Stunden.

Fazit

Wer diese 5 Schritte mit dem 12-Wochen-Kalender einhält, geht entspannt in das externe Audit. Hauptabweichungen kommen fast immer aus übersprungenem internen Audit, nicht aus fehlender Spezialkenntnis.

FAQs

Wie viel Zeit kostet die Vorbereitung wirklich?
Für die Re-Zertifizierung im 3-Jahres-Rhythmus sind etwa eine Arbeitswoche QMB-Zeit plus halbe Tage der Prozessverantwortlichen realistisch, vorausgesetzt, das System wird zwischen den Audits gepflegt. Wer es 36 Monate liegen lässt, hat keine Vorbereitungszeit mehr, sondern Rettungszeit.
Was, wenn der Auditor unangekündigt vorbeikommt?
Reine ISO-9001-Audits werden vorher terminiert. Branchen-Schemes wie IATF 16949 (Automotive) und ISO 13485 (Medizin) erlauben unangekündigte Audits, das Datum bleibt unbekannt, der Zeitraum wird vorher mitgeteilt. Wer in diesen Branchen ist, muss dauerhaft audit-fähig sein.

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