Wie machst du Stakeholdermanagement im Projekt richtig?

Die drei Stakeholder-Gruppen

Beteiligte arbeiten aktiv am Projekt mit: Auftraggeber, Projektteam, Lieferanten, Dienstleister. Sie haben formale Rollen und Aufgaben. Betroffene nutzen das Projektergebnis später oder spüren seine Auswirkungen, ohne aktiv mitzuwirken. Beispiel: ein Mitarbeiter, der mit der neuen Software arbeiten muss, aber bei der Anforderungsdefinition nicht gefragt wurde. Übersehene sind die kritischste Gruppe: Personen, die nicht im Projektplan stehen, aber Einfluss auf den Erfolg haben. Betriebsrat, IT-Sicherheit, Rechtsabteilung, einflussreiche Endnutzer.

Der vierschrittige Prozess

Schritt 1, Identifikation: Wer ist betroffen oder beteiligt, intern und extern? Brainstorm mit dem Team, Erweiterung durch Befragung der bereits identifizierten Stakeholder („Wen vergesse ich noch?"). Schritt 2, Analyse: Macht und Interesse jedes Stakeholders einschätzen. Wer hat hohen Einfluss und hohes Interesse, mit dem musst du eng arbeiten. Wer hat niedrigen Einfluss und niedriges Interesse, dem reicht eine Info-Mail. Schritt 3, Strategie: Konkrete Kommunikations- und Beteiligungsplanung pro Gruppe. Schritt 4, Umsetzung mit regelmäßiger Reflexion.

Der teuerste Fehler

Wichtige Stakeholder werden übersehen, weil sie nicht im Organigramm direkt sichtbar sind. Klassisch: der Endnutzer wird in der Spezifikation umgangen, weil die IT-Abteilung weiß, was er braucht. Beim Rollout sagt der Endnutzer: „Damit will ich nicht arbeiten", und das Projekt scheitert. Übersehen-erkennen ist die wichtigste Disziplin im Stakeholdermanagement.

Praxis-Tipp

Eine einfache Übung: Frage drei Stakeholder, die du identifiziert hast, je „Wer ist sonst noch wichtig für dieses Projekt, an den ich denken sollte?" Aus diesen Antworten ergibt sich meist eine zweite Welle von Stakeholdern, die im klassischen Identifikations-Workshop nicht aufgekommen wären.