5 Zeitmanagement-Apps im Vergleich: Todoist, Notion, Things, TickTick, Apple Reminders
Todoist = bester GTD-Allrounder, plattformübergreifend (5–6 €/Mo Pro). Notion = beste Mischung aus Aufgaben + Wiki + Datenbank, aber overkill für reines To-Do (kostenlos für Einzelpersonen). Things = das schönste Apple-only-Tool, einmalig ~70 €, kein Sync mit Windows/Android. TickTick = bester Allrounder mit eingebautem Pomodoro-Timer (3 €/Mo). Apple Reminders = unterschätzt, kostenlos, gut für 90 % der Standardanwendungen, wenn nur Apple. Kostenlose Variante reicht für die meisten.
Die App ist nicht die Methode. Die wirkungsvollste Methode mit der falschen App ist anstrengend; die richtige App ohne Methode ist nutzlos. Erst überlegen, was du brauchst (Inbox? Wochenplanung? Team-Tasks?), dann das Tool wählen.
Alle Preise auf Stand Mai 2026; Funktionsumfang ändert sich häufiger, vor Kauf prüfen.
Todoist · bester GTD-Allrounder
Plattformen: iOS, Android, Mac, Windows, Web, Browser-Plug-ins. Stärken: Natural-Language-Input („Bericht abgeben jeden Freitag um 17 Uhr“), Projekte mit Unteraufgaben, Labels, Filter, Karma-Gamification. Schwächen: Free-Tier limitiert auf 5 aktive Projekte. Preis: kostenlos / 5 €/Mo Pro. Ideal für: GTD-Praktizierende, plattformübergreifende Nutzer.
TickTick · Allrounder mit Pomodoro
Plattformen: iOS, Android, Mac, Windows, Web. Stärken: integrierter Pomodoro-Timer, Habit-Tracker, Kalender-Ansicht, günstig. Schwächen: weniger Integrationen als Todoist (kein Slack/Zapier auf Free). Preis: kostenlos / 3 €/Mo Premium. Ideal für: Menschen, die Pomodoro + Tasks in EINER App wollen.
Things · das schönste Apple-Tool
Plattformen: nur iOS, iPadOS, macOS. Stärken: makelloses UI, durchdachte GTD-Logik (Areas, Projekte, Headings), schnelle Quick-Entry-Shortcuts. Schwächen: kein Windows/Android, kein Team-Modus. Preis: einmalig ~70 € (Mac + iPad + iPhone). Ideal für: Apple-Nutzer mit GTD-Mindset und Sinn für Ästhetik.
Notion · wenn du mehr als nur Tasks willst
Plattformen: alle. Stärken: Aufgaben + Notizen + Datenbanken + Wiki in einem Tool, hochgradig anpassbar, „Second Brain“-tauglich. Schwächen: Setup-aufwendig, langsamer als spezialisierte Task-Apps, leicht „bauen statt arbeiten“-Falle. Preis: kostenlos für Einzelpersonen. Ideal für: Selbständige, Kreative, alle die Tasks + Doku verbinden wollen.
Apple Reminders · unterschätzt und gratis
Plattformen: iOS, iPadOS, macOS, Web (iCloud). Stärken: integriert in Apple-Ökosystem, Siri-Diktat, ortsbasierte Erinnerungen, kostenlos. Schwächen: keine Power-Features (kein Kanban, keine Filter, kein Pomodoro). Preis: gratis. Ideal für: Apple-Nutzer mit Standard-Bedarf, die kein zusätzliches Abo wollen, reicht für 90 % der Einsatzfälle.
Fazit
Entscheidungs-Cheatsheet
Plattformübergreifend + GTD → Todoist. Plattformübergreifend + Pomodoro → TickTick. Nur Apple + Premium-Feeling → Things. Tasks + Wiki + Doku → Notion. Apple + kostenlos + reicht → Reminders.
App-Hopping vermeiden
Größter Anti-Pattern: alle 2 Monate die App wechseln, weil die neue „besser aussieht“. Jeder Wechsel kostet 1–2 Wochen, in denen das System nicht trägt. Wähle eine, gib ihr 6 Wochen, dann beurteile.
FAQs
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