Was ist die 60-20-20-Regel in der Zeitplanung?

Warum 100 Prozent Planung scheitert

Acht Stunden Arbeitszeit, acht Stunden Aufgaben. Klingt logisch, ist aber utopisch. Spätestens am Mittag kommt ein Anruf, ein Kollege braucht Hilfe, ein Tool stürzt ab. Wer keinen Puffer hat, schiebt Aufgaben in den Abend oder ins nächste Tagesblatt. Das wiederholt sich jeden Tag und führt zu chronischer Überforderung. Die Elbphilharmonie ist ein Symbol für Projekte ohne Puffer.

Die drei Blöcke

60 Prozent: feste Aufgaben mit Zeitschätzung. Bei 8 Stunden Arbeitstag also 4,8 Stunden geplante Tasks. 20 Prozent: Puffer für Unvorhergesehenes. Tool-Absturz, kranker Kollege, kurzfristige Chefanfrage. 20 Prozent: soziale Zeit. Smalltalk, Beziehungen pflegen, spontane Klärungsgespräche. Diese 20 Prozent sind nicht Verschwendung, sondern Investition in Vertrauen und Information.

Selbstbestimmt oder fremdbestimmt?

Wer selbstbestimmt arbeitet (z.B. konzeptionelle Rollen, Solo-Selbstständige), kann mit 60-30-10 fahren, weil weniger Unvorhergesehenes von außen reinkommt. Wer fremdbestimmt arbeitet (z.B. Kundenservice, Assistenz, Führung), braucht eher 50-30-20 oder 40-30-30, weil ständig Störungen kommen. Die Standard-60-20-20 ist ein guter Mittelwert für Wissensarbeit.

Was tun, wenn nichts passiert?

Wenn der Puffer nicht gebraucht wird (was selten passiert), nutze ihn für B-Aufgaben aus der Eisenhower-Matrix: strategisches Denken, Lernen, Konzepte, Konzeptarbeit für die nächste Woche. So fühlst du dich nicht überfordert vom freien Zeitfenster, sondern nutzt es für die Aufgaben, die sonst immer verschoben werden.